yandex

Как проверить бухгалтера

Зачастую руководители компании плохо представляют себе ведение бухгалтерского учета, бухгалтерский баланс и бухгалтерские проводки, как следствие попав к некомпетентному бухгалтеру рискует штрафами, доначислениями, блокировкой расчетного счета.

Так как-же быть в такой ситуации?

Как понять в каком состоянии ваш учет?

Что нужно знать для того, чтобы проверить качество работы бухгалтерии и качество ведения бухгалтерского учета.
Основной костяк бухгалтерского учета составляет вся первичная документация, при неправильном введении первичной документации в 1с или не своевременного отражения ее в учете могут быть последствия, которые рискуют стоить вам денег. Поэтому первое с чего нужно начать это:
1. Запросить у бухгалтера оборотно-сальдовую ведомость (далее ОСВ )

счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В ОСВ последние два столбика конечное сальдо по дебету счета и по кредиту счета. Что это значит? Выражаясь простым языком дебет счета-это когда вашей организации должны, а кредит соответственно ваша организация кому-то должна (деньги, товары и т.д). Исходя из этого, вы как руководитель должны примерно понимать у кого с кем у вас какие взаиморасчеты и какие долги должны быть на конец периода.
Наличие в бухгалтерии долгов, которых нет реально, может обозначать одно из:
-бухгалтерия не получила необходимых документов, чтобы закрыть расчеты с контрагентом.
-бухгалтерия получила документы, но их не отразила.
-бухгалтерия неправильно отразила расчеты с контрагентом ( оплата по одному договору, отгрузка товаров и услуг по другому договору – как один из примеров )
Возможны и другие варианты, например воровство. Иными словами, у вас не должно быть непонятных вам сумм в этом отчете. Ведь это же ваши долги или долги вам. Ваши долги с вас спросят, а долги вам имеет смысл собирать. По хорошему, с каждым контрагентом надо подписывать ежегодно акт сверки, а с контрагентами, с которыми большой оборот, лучше это делать ежеквартально.
2. Проверить остатки по складу
Расхождение реальных данных по остаткам товаров и материалов с данными которые содержаться в 1с показывает, что у вас в компании или неправильно поставлен учет товаров и материалов, или плохо работает бухгалтерия ( не списывая своевременно то, что можно списать ), или же в компании просто воруют. Естественно, что если у вас на складе лежит “черный” товар, то его не будет в бухучете. В любом случае, необъяснимые расхождения остатков товара должно вас беспокоить и вам необходимо понять, в чем причина этого расхождения.
Наиболее частые причины, по которым остатки товара по складу ( и другим учетным счетам в бухгалтерии отличаются от реальности).
• плохой складской учет. Не все товары приходуются правильно и своевременно, не на все отгрузки правильно и своевременно оформляются документы
• выдача клиенту отгрузочных документов раньше фактического поступления товара на склад. Наиболее часто таким образом отгружаются товары госструктурам, которые не любят платить предоплаты и оплачивают по накладной и счету-фактуре.
• неоформление отгрузок при использовании товаров для внутренних нужд. Например, забрали без оформления картридж со склада и вставили в офисный принтер.
• пересортица в товаре. а именно, несовпадение наименования получаемого/отгружаемого товара с фактическим товаром.
• неправильное оформление возвратов товара, ремонтов и так далее.
• несвоевременное попадание документов в бухгалтерию.
• неправильное оформление документов, что приводит к невозможности отражения их в бухгалтерском учете.
• воровство.
• многое другое
Иными словами. расхождение данных бухгалтерии с реальными остатками товара на складе может свидетельствовать о наличии более или менее серьезных проблем со складским и бухгалтерским учетом. Вы не должны допускать ситуаций, при которых в вашей компании реальный складской остаток расходится с бухгалтерским за исключением случаев, когда вы сами решили, что это надо сделать.

3. Баланс и отчет о прибылях и убытках. ( форма N1 и форма N2 ).

Раз в год, вам необходимо не просто подписывать эти документы, но и внимательно смотреть в них. Если отчетность сдается по ткс , то вы может просто запросить их бухглалтера, так-же вы это можете сделать не только по истечении года когда она непосредственно сдается в ИФНС, но а так-же промежуточный отчет. Вы должны понимать большинство сумм, которые попадают в эти документы, внимательно изучать их и проверять, что они соответствуют действительности. Часть из статей баланса и отчета о прибылях и убытках вы можете проверить самостоятельно и сравнить их с другими источниками информации. По каждой статье баланса и отчета о прибылях и убытках, в которых есть какие то значения, вы должны понимать, что это такое. Не можете разобраться сами, с помощью интернета, задавайте вопросы бухгалтеру. Те суммы, которые можно сравнить с другими источниками – сравните. Например строка 010 в форме N2 ( выручка нетто от … ) это сумма отгруженных товаров и услуг за период ( за который сделана отчетность). Без НДС. Ее можно сравнить с данными по отгрузке Вашей торговой программы ( она же у вас есть ?:) ). Конечно, суммы в бухотчетности могут расходиться с данными вашей торговой программы. Расхождение показывает, насколько белый у вас бизнес, насколько правильно отражаются операции в бухучете или торговой программе. Вы должны понимать, откуда у вас берутся эти расхождения и приводить нежелательные расхождения к нулю.

В заключении хочется сказать, что вышеперечисленные документы не дают возможность проверить всю бухгалтерию. Но если в этих документах вы нашли описанные ошибки, вам стоит задуматься о следующих вещах:
• смена главного бухгалтера, если она(он) не сообщили вам об этих проблемах до того, как вы нашли их сами.
• смена главного бухгалтера, если она(он) не в состоянии их устранить по непонятным для вас причинам. Объяснения, что это никому не нужно, что нас никто не будет проверять не должны вас устраивать.
• смена главного бухгалтера, если по вашему мнению именно бухгалтерия является источником этих проблем.
• приведение в порядок внутренних процессов, если они являются источником проблем.

Консультация